Caso studio: come ClickUp ha ottimizzato la gestione progetti in un’azienda di 50 persone

• Azienda: NovaSoft

• Settore: Sviluppo software e consulenza IT

• Dimensione: PMI (50 dipendenti)

• Problema dichiarato: Mancanza di coordinamento nei progetti, comunicazione dispersiva e difficoltà nel monitorare i progressi.

Analisi Iniziale: Maturità del Management

Prima dell’intervento:

NovaSoft si trovava a gestire più progetti contemporaneamente con strumenti e processi poco strutturati, inadatti a una realtà in crescita.

L’analisi iniziale ha evidenziato i seguenti problemi principali:

• Mancanza di strumenti unificati: I team utilizzavano una combinazione di fogli di calcolo, e-mail e strumenti non integrati, causando inefficienze operative.

• Visibilità limitata: I manager faticavano a monitorare lo stato delle attività e a prevedere i colli di bottiglia.

• Comunicazione frammentata: Scarsa chiarezza su priorità e responsabilità, con frequenti ritardi nella condivisione delle informazioni.

• Soddisfazione del personale: Dipendenti frustrati dalla mancanza di chiarezza e dal carico di lavoro mal distribuito.

Indicatori di maturità iniziale:

• Progetti in ritardo: 45%.

• Coordinamento tra team: Insufficiente.

• Strumenti per KPI: Non implementati.

La Soluzione proposta

L’implementazione di ClickUp è stata progettata per rispondere a queste esigenze specifiche e si è articolata in 5 fasi principali:

1. Audit iniziale

Un’analisi dettagliata dei flussi di lavoro esistenti ha evidenziato le aree critiche, consentendo di definire priorità e obiettivi chiari da cui sono emersi dei requisti aggiuntivi:

• Necessittà di funzionalità e meccanismi di automazione avanzati

• Necessità di personalizzazione avanzata

• Abbstanza semplice da essere utilizzato anche dai profili non tecnici

• Budget limitato

• Progetti tecnicamente articolati

La situazione nel complesso ha fatto ricadere la scelta su ClickUp.

2. Personalizzazione della piattaforma

• Spaces: Creati per i principali dipartimenti (Sviluppo, QA, Supporto, Amministrazione).

• Folder e List: Strutturati per i progetti in corso, con template predefiniti per attività ripetitive.

• Visualizzazioni:

  • Gantt: Per monitorare scadenze e dipendenze.

  • Board: Per una visione chiara dello stato delle attività.

  • Dashboard: Per una panoramica sintetica delle performance.

3. Automazioni e integrazioni

• Automazioni: Promemoria automatici per scadenze e cambiamenti di stato.

• Integrazioni:

  • Slack, per notifiche e aggiornamenti in tempo reale.

  • Google Drive, per centralizzare la gestione dei file.

  • Reporting automatico

4. Formazione del team

Workshop e sessioni pratiche hanno accelerato l’adozione di ClickUp, aiutando i dipendenti a integrarlo rapidamente nei loro processi quotidiani.

5. Iterazione continua

Attraverso feedback regolari, la configurazione della piattaforma è stata ottimizzata per adattarsi alle esigenze dei team.

Problemi affrontanti

1. Resistenza al Cambiamento

Problema:

• Alcuni membri del team erano riluttanti a lasciare gli strumenti precedenti (foglio di calcolo, e-mail, ecc.), preferendo i metodi tradizionali.

• Percezione che ClickUp fosse troppo complesso o richiedesse troppo tempo per essere appreso.

Soluzione:

• Coinvolgimento iniziale: Organizzazione di una riunione preliminare per spiegare i vantaggi di ClickUp e mostrare come avrebbe semplificato il lavoro quotidiano.

• Quick Wins: Dimostrazione di funzionalità rapide ed efficaci (es. checklist per attività giornaliere e notifiche automatiche).

• Formazione pratica: Sessioni di training specifiche per ogni reparto, focalizzandosi solo sulle funzionalità utili al loro flusso di lavoro.

• Ambasciatori interni: Coinvolgimento di dipendenti chiave (early adopters) come "campioni" per supportare gli altri.

2. Sovraccarico di Funzionalità

Problema:

• La vasta gamma di funzionalità di ClickUp ha disorientato alcuni membri del team, portandoli a usare male o ignorare determinate funzionalità.

Soluzione:

• Minimalismo iniziale: Configurazione limitata alle funzionalità essenziali per il team, come visualizzazioni Kanban e liste di attività.

• Onboarding progressivo: Introduzione graduale di funzionalità avanzate (es. dashboard KPI, automazioni) solo dopo che il team si era familiarizzato con le basi.

• Supporto continuo: Creazione di una guida interna (FAQ + video tutorial) per rispondere alle domande più comuni.

Risultati Raggiunti

Dopo 4 mesi di utilizzo, NovaSoft ha ottenuto miglioramenti significativi:

1. Produttività aumentata (+35%)

• Grazie a compiti assegnati in modo chiaro e ben priorizzati, i tempi di inattività sono stati quasi eliminati.

• Le checklist giornaliere hanno migliorato il focus dei team.

2. Trasparenza migliorata

• Le dashboard personalizzate hanno fornito ai manager una visione chiara e in tempo reale dello stato dei progetti, favorendo decisioni più rapide.

3. Comunicazione centralizzata

• Commenti e menzioni dirette hanno ridotto i tempi di risposta e aumentato la chiarezza.

• Riunioni meno frequenti grazie alla visibilità delle attività attraverso le board di ClickUp.

4. Riduzione dei ritardi (-25%)

• La vista Gantt e i promemoria automatici hanno permesso di identificare e risolvere i problemi prima che causassero ritardi significativi.

5. Soddisfazione del personale migliorata

• Con una distribuzione più equa del carico di lavoro e obiettivi chiari, i team si sono sentiti più supportati e coinvolti.

Indicatori aggiornati:

• Progetti completati in ritardo: Ridotti al 10%.

• Feedback positivi del team: +50%.

• Tempo medio di completamento delle attività: Ridotto del 20%.

Conclusione

Grazie a ClickUp, NovaSoft ha trasformato il proprio approccio alla gestione dei progetti. Da una gestione frammentata e inefficiente, l’azienda è passata a un sistema altamente collaborativo e ottimizzato, migliorando produttività, trasparenza e soddisfazione del personale.

Prossimi passi

• Integrare la gestione degli obiettivi (OKR) per migliorare l’allineamento strategico.

• Espandere l’utilizzo del time tracking per ottimizzare ulteriormente l’allocazione delle risorse.

Questo caso dimostra come anche una piccola-media impresa possa beneficiare enormemente dall’adozione di uno strumento versatile come ClickUp, ottenendo un impatto tangibile sulla propria organizzazione e sui risultati aziendali.

Se anche tu vuoi implementare questo genere di tecnologia nella tua azienda contattaci subito!

Nicola Bagarello | 5 Ottobre 2024